Prva tema raziskuje razmerja med različnimi vrstami arhivov – državnimi, lokalnimi in profesionalnimi – ter ustvarjalci arhivskega gradiva.

»Po svetu obstajajo različne prakse pri prehodu arhivskih dokumentov od ustvarjalcev k arhivskim institucijam, kar je v veliki meri urejeno z arhivsko zakonodajo. Ta določa postopke predaje dokumentov, ki jih pogosto imenujemo zapisniki o prevzemu. Organizacija teh procesov je odvisna od arhivskih služb in spoštovanja arhivov kot kulturnih institucij,« je uvodoma pojasnil izr. prof. dr. Peter Pavel Klasinc, predstojnik Arhivistike na Univerzi Alma Mater Europaea in direktor IIAS (Mednarodni inštitut arhivskih znanosti Trst/Italija – Maribor/Slovenija).

Proces arhiviranja vključuje pripravo seznamov arhivskega gradiva, ki nastanejo po predaji gradiva arhivom in njegovem strokovnem urejanju. To vključuje tehnične in materialne posege, kot so razkuževanje, odstranjevanje neprimerne opreme ter izdelava informacijskih pripomočkov, ki jih danes omogoča računalniška tehnologija. Posebej zanimiva je primerjava teh seznamov skozi čas, od prvih, nastalih pred 50 ali 70 leti, do sodobnih.

 »Pomembna naloga arhivov je tudi zagotoviti javno dostopnost arhivskega gradiva za raziskovanje in uporabo. Gradivo, enkrat predano arhivom, ne sme biti vrnjeno uporabnikom,« je še poudaril dr. Klasinc.

Digitalizacija in umetna inteligenca v arhivski praksi

Druga tema letošnje konference odpira razpravo o vključevanju digitalizacije in umetne inteligence v arhivsko delo. Digitalizacija omogoča kakovostno uporabo dokumentarnega gradiva, vendar je pomembno poudariti, da arhivski dokumenti po digitalizaciji ne smejo biti uničeni. Digitalizacija prispeva tudi k razvoju posameznih ustvarjalcev arhivskega gradiva.

Umetna inteligenca pa ponuja možnosti za optimizacijo arhivskih procesov, kot so klasifikacija, analiza in iskanje informacij v velikih zbirkah podatkov. O teh temah bodo na konferenci v naslednjih dneh razpravljali priznani znanstveniki s področja arhivistike, kar bo udeležencem omogočilo pridobitev novih znanj in vpogledov.

Mednarodna udeležba in projekt Odprti arhivi za pristopne države

Na konferenci sodelujejo delegati iz 16 držav, med njimi iz Italije, Romunije, Poljske, Švedske, Ukrajine, ZDA, Slovenije in drugih. Predstavljenih bo 23 predavanj, ki bodo prinesla nova specifična znanja in odprla razprave. Na 18. jesenski arhivski šoli bodo sodelovali predavatelji iz 11 držav, ki bodo predstavili 16 predavanj.

Posebnost letošnje konference je projekt Odprti arhivi za pristopne države, ki v sodelovanju z Zgodovinskim arhivom Evropske unije in s podporo EU odpira razpravo o delovanju arhivov v državah članicah EU ter državah kandidatkah za vstop v EU. Cilj projekta je izmenjava izkušenj in predstavitev različnih praks v arhivistiki.

»Konferenca in šola predstavljata pomemben korak pri razvoju arhivske znanosti kot neodvisne, akademske in interdisciplinarne vede. Raziskave, predavanja in razprave, ki bodo potekale vse do 30. novembra, so ključnega pomena za njen nadaljnji razvoj in napredek. Vsem udeležencem želimo pridobitev bogatih znanj ter uspešno sodelovanje v razpravah in mreženju,« še zaključi dr. Klasinc.