Povratne informacije evidentiramo v elektronskem registru na naslovu mnenja.odjemalcev@almamater.si, kjer jim dodelimo ustrezen status (pohvala, predlog ali pritožba) ter jih posredujemo v obravnavo pristojnim osebam ali organom.
Če se povratna informacija nanaša na organizacijska ali poslovna vprašanja (npr. odnos zaposlenih, organizacijo dela, dostopnost storitev ali urejenost prostorov), je za obravnavo odgovoren glavni tajnik univerze. Ta glede na vsebino določi odgovorne osebe ali organizacijske enote, ki obravnavajo zadevo. Univerza si prizadeva, da se takšne pobude obravnavajo najpozneje v roku 15 dni od prejema ter da se odjemalcu posreduje ustrezen odgovor.
Pritožbe, ki se nanašajo na študijski proces ali postopke v okviru izvajanja študija, obravnava na prvi stopnji pristojna komisija senata, na drugi stopnji pa senat univerze oziroma senat članice, v skladu s statutom in drugimi notranjimi akti univerze. Odgovor pritožniku se praviloma posreduje po obravnavi na seji pristojnega organa. V primeru, da je za razjasnitev zadeve potreben notranji strokovni nadzor, lahko glavni tajnik odredi dodatni postopek preverjanja. V takšnih primerih se rok za odgovor lahko podaljša, praviloma do največ 30 dni od prejema pritožbe.
Univerza omogoča tudi anonimno oddajo pohval, predlogov ali opozoril. Anonimne pobude se obravnavajo na enak način kot druge povratne informacije, vendar univerza v takšnih primerih ne more posredovati individualnega odgovora prijavitelju. Anonimne pobude se lahko uporabijo tudi za prepoznavanje morebitnih nepravilnosti ali izboljšanje delovanja univerze.
V primeru prijav, ki se nanašajo na kršitve etičnih načel, neprimerno ravnanje ali druge resnejše nepravilnosti, lahko univerza sproži tudi ustrezne postopke obravnave v skladu z veljavnimi notranjimi akti in zakonodajo.
Univerza vse prejete informacije obravnava zaupno ter jih uporablja za izboljševanje kakovosti svojih storitev in delovnega okolja.
